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5 outils collaboratifs d’entreprise open source indispensables

TPE PME

En 2021, 22% des salariés étaient en télétravail au moins une fois par semaine en France. La crise sanitaire semble avoir accéléré la mise en pratique du télétravail, mais plus de 50% des salariés semblent vouloir privilégier un mode de travail hybride sur le long terme.

Avec la pérennisation de cette nouvelle organisation au sein des entreprises, il est important pour les entreprises de repenser leurs méthodes et outils de travail pour maintenir une bonne communication au sein des équipes, sans pour autant avoir à renoncer à la confidentialité des données. Pour aider les TPE et PME dans cette transition, voici 5 outils collaboratifs open source indispensables pour les entreprises.

Les outils collaboratifs d’entreprise pour partager des documents
Les outils collaboratifs d’entreprise pour s’organiser et planifier
Les outils collaboratifs d’entreprise pour éditer des documents
Les outils collaboratifs d’entreprise pour communiquer à distance
Les outils collaboratifs d’entreprise pour organiser des visioconférences

Les outils collaboratifs d’entreprise pour partager des documents

Que le travail soit organisé à distance ou en présentiel, le partage de documents est une problématique d’entreprise majeure. Il peut se faire par e-mail mais est souvent limité à une certaine taille de fichiers, trop réductrice dans un cadre professionnel. Passer par l’envoi d’un e-mail est d’ailleurs moins aisé si le document doit être revu par différents interlocuteurs, la chaîne pouvant être facilement interrompue ou différentes versions pouvant être mixées.

L’usage d’outils collaboratifs pour le partage de documents est donc à privilégier en entreprise.

Google Drive et Dropbox, les outils collaboratifs de partage de documents les plus populaires

Le marché des outils collaboratifs dédiés au partage de documents est dense mais majoritairement dominé par deux acteurs qui ne doivent pas vous être inconnus.

Google Drive est l’outil collaboratif le plus plébiscité. Son succès est lié à celui de la suite d’applications Google qui bénéficie d’une palette d’outils complète et pour lesquels l’usage de Google Drive est une évidence. Sortie de cette suite d’applications, Google Drive n’est pas forcément la solution de stockage dans le Cloud la plus pratique et surtout elle est la plus controversée en termes de respect des données. Une problématique qui se doit d’être au centre de votre réflexion, surtout dans la recherche d’outils collaboratifs d’entreprise. D’autant que l’utilisation de Google Drive implique obligatoirement l’utilisation d’une adresse e-mail Gmail, souvent alors personnelle, pouvant être à l’origine de failles de sécurité importantes.

Dropbox est également un outil de stockage en ligne. La création d’un compte peut se faire à partir de n’importe quelle adresse e-mail et son utilisation est intuitive. La version gratuite de Dropbox embarque 2Go de stockage gratuit. Dans un cadre professionnel, le passage à une version payante s’impose donc rapidement. Tout comme pour Google Drive, il est important de noter que la facturation se fait par forfait de capacité de stockage. Il est nécessaire d’être en mesure d’évaluer les besoins relativement précisément afin de souscrire à un forfait suffisamment important pour donner toute la liberté nécessaire à vos collaborateurs, sans pour autant être soumis à une facturation qui peut vite devenir onéreuse. À l’image de Google Drive, il existe également un flou autour de la localisation des datacenters dans lesquels Dropbox stocke les données, ce qui pose question sur le contrôle et la confidentialité des données.

Nextcloud, l’outil collaboratif open source de partage de documents

À l’origine, Nextcloud est un logiciel de stockage de fichiers dans le Cloud. Il s’agit d’une alternative libre et open source aux solutions bien connues telles que Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez choisir d’installer Nextcloud sur un serveur autohébergé, sur un serveur hébergé chez un cloud provider, ou même sur une instance d’hébergement web Gandi.

Nextcloud offre les mêmes fonctionnalités que Google Drive et Dropobox en matière de partage de documents. Avec Nextcloud, vous pouvez notamment :

  • Stocker des fichiers en ligne et y accéder depuis n’importe où ;
  • Synchroniser des fichiers entre vos différents appareils (PC, tablette, smartphone) ;
  • Partager des documents en gérant finement les droits d’accès.

L’utilisation de Nextcloud comme outil collaboratif d’entreprise présente des avantages majeurs. Tout d’abord Nextcloud est un outil open source, il est donc gratuit par essence. La seule facturation sera liée aux capacités de stockage que vous solliciterez chez un hébergeur web. À ce titre, l’offre d’hébergement web Nextcloud de Gandi permet de ne payer que pour la consommation réelle, et laisse donc une grande flexibilité pour les professionnels.

Qui dit solution open source dit solution qui peut être soit auto-hébergée, soit hébergée chez un hébergeur web. Dans les deux cas, le choix du datacenter vous revient. De cette manière, vous restez maître des données d’entreprise et de l’attribution des accès en fonction du rôle des collaborateurs.

Les outils collaboratifs d’entreprise pour s’organiser et planifier

Garder le contact et assurer une continuité dans la gestion des projets est certainement le défi le plus ambitieux lorsque les équipes sont amenées à travailler à distance. Il est essentiel de s’équiper pour permettre à chacun de pouvoir suivre l’avancée globale des projets qui les concernent et de connaître les disponibilités de chacun pour organiser des réunions d’équipe.

Google Agenda, l’outil collaboratif de planification le plus populaire

Pensée pour le travail collaboratif, là encore, la suite d’applications Google sonne souvent comme une évidence. Google Agenda permet de créer des calendriers et de les partager à tout utilisateur qui possède une adresse e-mail Gmail. Différents niveaux de permissions peuvent être attribués (création, édition, visualisation) et de multiples calendriers peuvent cohabiter pour assurer le suivi de différents projets en simultané.

La limite en termes d’utilisation professionnelle est, là encore, la nécessité d’utiliser une adresse e-mail gérée par Google. Loin d’être la norme en entreprise, cette organisation pourrait créer une déviance à travers l’utilisation d’adresses e-mail personnelles. De plus, cela implique implicitement de partager des données organisationnelles stratégiques à ce géant des GAFAM.

Nextcloud, l’outil collaboratif open source de planification

Pour répondre aux besoins de planification collaborative sans faire une croix sur la confidentialité de vos données, là encore, Nextcloud se présente comme la meilleure alternative open source. Nextcloud intègre nativement une extension calendrier depuis laquelle vous pouvez simplement ajouter des calendriers, et y inviter les équipes concernées. Pour un plus grand confort d’utilisation, ces calendriers peuvent être synchronisés et être consultés depuis un smartphone, via l’installation d’une application (uniquement disponible sur Android).

Calendrier partagéNextcloud

Les outils collaboratifs d’entreprise pour éditer des documents

Être en mesure de partager des documents et de s’organiser à distance sont le b.a.-ba d’une bonne organisation à distance. Toutefois, pour être (et rester) efficace, il est également nécessaire de pouvoir travailler simultanément sur un même document.

Google Doc, l’outil collaboratif d’édition de document le plus populaire

Sans surprise, la suite d’applications Google revient une fois de plus dans le top des outils collaboratifs d’entreprise pour l’édition de documents. Google Docs est une solution de traitement de texte en ligne. L’édition d’un Google Docs est comparable à l’édition d’un document Word, à la différence qu’un Google Docs est disponible en ligne et peut donc être consulté et édité en simultané par différents collaborateurs. Vous aurez donc compris qu’ici aussi une suspicion réside quant à la confidentialité des contenus renseignés dans ces Google Docs.

Etherpad, l’outil collaboratif open source d’édition de document

Comme Google Docs, Etherpad est une application en ligne très simple d’utilisation permettant d’écrire et de collaborer à plusieurs et en direct sur un texte. Cet outil d’édition collaborative répond aux besoins des entreprises :

  • par un excellent niveau de réactivité et une latence quasi inexistante. L’édition de documents se fait sans encombre, quel que soit le poids du document.
  • par la personnalisation de l’outil d’édition via l’ajout d’add-on. Il est par exemple possible de modifier l’apparence de l’éditeur de texte en ligne ou d’ajouter des fonctionnalités.
  • par une confidentialité des données maitrisées. Comme tout outil open source, vous choisissez où vous souhaitez héberger vos données.
Edition de document Etherpad

L’outil collaboratif d’édition de document Etherpad est en soit gratuit, seul le coût de l’hébergement web est à la charge de l’entreprise.

Retrouver notre guide d’installation d’Etherpad étape par étape

Les outils collaboratifs d’entreprise pour communiquer à distance

Une bonne communication est la clé d’une équipe efficace et productive et elle l’est d’autant plus lorsque le télétravail s’ajoute à l’équation. Les échanges réguliers sont essentiels à la fois pour conserver le lien social mais aussi pour assurer la coordination parmi et entre les équipes. Alors que les échanges par e-mail sont pratiques pour garder une trace long terme, le chat est à privilégier pour favoriser les échanges spontanés et reproduire les interactions telles qu’elles pourraient être au bureau.

Slack, l’outil collaboratif de messagerie instantanée le plus populaire

Slack est l’incontournable des outils collaboratifs d’entreprise en matière de messagerie instantanée. Toutes les conversations sont regroupées dans une même application, sous la forme de divers canaux, privés ou de groupe. Vous pouvez également lier Slack à d’autres outils collaboratifs, comme Google Drive que nous avons déjà présenté. En quelque sorte, Slack vous offre la possibilité de lier différents outils pour bénéficier d’un écosystème relativement complet, mais uniquement composé d’outils collaboratifs américains, dont la réglementation en matière de confidentialité des données est bien plus laxiste que celle appliquée en France.

Mattermost, l’outil collaboratif open source de messagerie instantanée

Initialement utilisé pour communiquer en interne au sein d’un studio de jeu vidéo, Mattermost est devenue l’alternative à Slack sous une forme libre. Le code open source est disponible à tous, ce qui en fait un service de chat en ligne aussi efficace que Slack, mais avec l’opportunité de personnaliser l’interface pour répondre plus précisément aux besoins des entreprises. Mattermost s’installe facilement sur le serveur Cloud de votre choix, pour vous assurer que les conversations échangées ne seront pas lues par des tiers.

Retrouver notre guide d’installation de Mattermost étape par étape

Les outils collaboratifs d’entreprise pour organiser des visioconférences

L’organisation de visioconférences prend le relais des traditionnelles réunions autour d’une table. Ce manque de contact humain peut vite devenir un frein en matière d’implication et de réactivité. C’est pourquoi il est essentiel de s’équiper d’un outil collaboratif d’entreprise performant pour organiser des visioconférences.

Microsoft Teams et Zoom, les outils collaboratifs de visioconférences les plus populaires

Microsoft Teams et Zoom sont les incontournables des solutions de visioconférences. Elles permettent toutes deux d’organiser des réunions fluides et de qualité. À l’image de la suite d’applications Google, Microsoft Teams est intégré à la suite Office 365, ce qui explique un taux d’adoption élevé au sein des TPE et PME. L’application Zoom, quant à elle, a connu une croissance exponentielle depuis la crise sanitaire.

Ces deux outils de visioconférence présentent les mêmes limites :

  • la version gratuite est limitée à une durée maximale de 40 minutes pour Zoom et de 60 minutes pour Microsoft Teams, avec 100 participants maximum par réunion.
  • des failles au niveau du chiffrement des communications. D’un côté, Zoom ne chiffre pas les communications de bout en bout, ce qui veut dire que Zoom peut à tout moment intercepter les communications à la volée. De l’autre, Microsoft Teams ne permet pas au client de gérer lui-même le chiffrement des conversations, ce qui implique les mêmes limites en termes de confidentialité.

Jitsi, l’outil collaboratif open source de visioconférences

Jitsi est une application gratuite pour organiser des visioconférences chiffrées de bout en bout depuis un navigateur web ou une application mobile (Android, iOS). Là aussi il s’agit d’un outil collaboratif open source. Vous pouvez installer Jitsi sur votre propre serveur et ainsi disposer de votre solution visio.

En choisissant d’installer votre outil collaboratif de visioconférences sur votre serveur, vous gardez la main sur vos données, mais aussi sur les ressources à allouer selon vos besoins (à savoir que les appels vidéo sont rapidement gourmands). Ainsi, vous organisez des visioconférences de qualité, au prix le plus juste.

Accéder au guide d’installation Jisti (lien en anglais)

Avant d’équiper votre TPE ou PME d’outils collaboratifs, il est indispensable de prendre en considération l’importance de la confidentialité des données. Les solutions disponibles au sein de suites d’applications telles que Google ou Microsoft, ou d’écosystèmes complets, offrent un confort d’utilisation dont le revers de la médaille se matérialise par un manque de contrôle sur les données mais aussi une certaine dépendance face à ces géants du marché des outils collaboratifs. Dépendance qui peut se payer cher, au sens propre, lorsque ces outils deviennent payant à l’image de la suite Google Workspace, facturée au nombre d’utilisateurs.

Les solutions open source ont l’avantage de vous redonner le contrôle sur ces données qui doivent impérativement rester vôtre, tout en bénéficiant de produits tout aussi performants ! Sans oublier que vous êtes libre de migrer vers d’autres outils collaboratifs à votre gré pour répondre plus précisément aux besoins de vos équipes et de votre entreprise.

Tous les outils open source cités dans cet article sont utilisés et approuvés au quotidien par les équipes Gandi. Si vous avez des questions quant à leur utilisation, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire !