如何挑选并选择最适合您的内容管理系统 (CMS)

06.18.2020  - 作者  在 简易代管

您已经知道为什麽需要使用内容管理系统,现在是时候选择合适的内容管理系统(以下简称 CMS),并开始研究和比较不同选择的时候。

列出您的需求

您必须想像您的需求,想像您是如何使用内容管理系统。
在搞清楚为什麽需要使用 CMS 后,您需要掌握两个关键讯息 – 谁将帮您安装软体、谁将会使用这个系统,以及您将需要什麽要的功能。

下一步就是将您的需求与上述的两个关键条件连在一起。

列出任务清单

先前,我们提出了问题谁将会负责安装您的 CMS、谁将会使用它谁需要从这个系统中取得资讯,以及谁将负责系统的维运

将会参与安装、使用,以及维护您的内容管理系统的成员一一列在清单中,并写下每个人在内容管理系统中所要执行的任务。

当我们说到任务时,并不是在谈论什麽死记硬背的动作,而是在讨论针对内容管理系统,他们需要完成的主要任务是什麽。
因此,如果您的 IT 部门将负责安装您的 CMS,那麽他们的任务可能包含购买主机、建立使用者名称以及密码,与使用者进行沟通等等。而如果是您的行销团队在使用 CMS,那麽他们的任务就可能是撰写文章,他们的任务可能是编写内容,但也要考虑内容的格式,添加设计资产之类的工作,例如图片。
如果您只是要更换您的 CMS 而不是重新开始,这会是一个更具体的项目,因为您已经有了定期执行任务的基准。另一方面,没有人应该预设能够继续与先前完全相同的工作流程 – 毕竟,促使您寻找新的 CMS 的负面因素也可能会影响任务的完成方式。

编写有关内容管理系统 (CMS) 使用情形的步骤分析

现在是时候开始执行这些任务以描述特定的需求。这些需求应该要针对特定人士如何执行任务进行逐步的说明。

⚠️ 提示:用简单的方式写下您的方案,不要使用技术或业务术语拖延时间。

这裡的主要问题是详细程度。

以与功能无关的方式编写您的需求是件重要的事。那意味着,您不应该包含太多细节以导致该需求在实际操作上指定了某特定功能,也不应该因为需求太过详细而必须用特定的方式才能完成。

需求不需要写的太详细,例如: “点击” 右侧工具栏上的 “储存” 按键。而是简单地将步骤编写为“储存内容”。

计算你的成本

有了您的需求,以及先前确认的功能,您对自己的需求将会有个全面的了解。

现在该看看另一个面向 – 成本有哪些。

当您确定您的预算后,很重要的一件事是不要只专注于产品本身的价格,而是安装和维护 CMS 的成本。

这是一个很好的切入点去思考您可以为正在支援 CMS 的 IT 员工投入多少资源,无论是开發、或是与您目前正在使用的软体整合,还是对 CMS 软体进行定期更新。

思考您愿意花多少钱在支援 CMS 的基础架构,例如网站代管。

建立选择清单

现在您已经准备好开始搜寻您的选项。如果您有需要某些特别的功能,您可以立即开始使用这些功能进行过滤。

您可能会想要做一张清单,将您的选项一一列出,以让您可以针对不同选项各自进行比较。每个 CMS 选项都会尝试以其独特的卖点推销给您,这对新创开放非常有利,但可能会使您难以做出决定。

使用您的场景去建立清单。这就是我们把它们写下来的目的。但是您可以尝试回答以下一些具体问题:

  • 此 CMS 提供什麽样的支援?您的掌控权会比较多还是比较少?有指定的支援吗?有没有社群可以让您提问?
  • 谁拥有此 CMS 系统?是您?还是代管厂商?
  • 这些功能是您现在就需要的,而不是以后才需要的?
  • 使用者介面对您的需求是否简单明瞭?
  • CMS 是否可以下载外挂?

为了协助您做搜寻,提供您一些普遍使用的 CMS 做参考:WordPress、Drupal、Joomla、Concrete5,以及 Alfresco。我们将让您自行确认是否其中任何一项否符合您的标准。

在研究选项时,请根据您的预算和这些条件来缩小选择范围,直到您有两个到三个选项的候选清单。 然后您就可以进入最后一个步骤。

测试您的选项

在决定您的 CMS 之前,请务必先进行测试。完成在特定的 CMS 中安装网站,并让您的团队尝试在其中添加内容。确保他们正在尝试您确认的不同方案。如果您很全面,那将确保您不会忘记测试特定的功能。

请牢记需求,因为在评估执行任务的难易度时,您的团队将需要在安装、使用,和维护 CMS 时进行操作。

在测试时,您还需要检查错误和潜在问题。切记要在后段和前端上测试不同的操作系统和萤幕尺寸。

当然,您需要追踪您找到的内容。

选择您的内容管理系统 (CMS)

一旦您缩小了选项并对它们进行测试,就可以考虑所有我们在此讨论的因素,并致力于最适合您和您的团队的选项。