如何挑選並選擇最適合您的內容管理系統 (CMS)

06.18.2020  - 作者  在 簡易代管

您已經知道為什麼需要使用內容管理系統,現在是時候選擇合適的內容管理系統(以下簡稱 CMS),並開始研究和比較不同選擇的時候。

列出您的需求

您必須想像您的需求,想像您是如何使用內容管理系統。
 
在搞清楚為什麼需要使用 CMS 後,您需要掌握兩個關鍵訊息 – 誰將幫您安裝軟體、誰將會使用這個系統,以及您將需要什麼要的功能。

下一步就是將您的需求與上述的兩個關鍵條件連在一起。

列出任務清單

 
先前,我們提出了問題誰將會負責安裝您的 CMS、誰將會使用它誰需要從這個系統中取得資訊,以及誰將負責系統的維運

將會參與安裝、使用,以及維護您的內容管理系統的成員一一列在清單中,並寫下每個人在內容管理系統中所要執行的任務。

當我們說到任務時,並不是在談論什麼死記硬背的動作,而是在討論針對內容管理系統,他們需要完成的主要任務是什麼。
 
因此,如果您的 IT 部門將負責安裝您的 CMS,那麼他們的任務可能包含購買主機、建立使用者名稱以及密碼,與使用者進行溝通等等。而如果是您的行銷團隊在使用 CMS,那麼他們的任務就可能是撰寫文章,他們的任務可能是編寫內容,但也要考慮內容的格式,添加設計資產之類的工作,例如圖片。
 
如果您只是要更換您的 CMS 而不是重新開始,這會是一個更具體的項目,因為您已經有了定期執行任務的基準。另一方面,沒有人應該預設能夠繼續與先前完全相同的工作流程 – 畢竟,促使您尋找新的 CMS 的負面因素也可能會影響任務的完成方式。

編寫有關內容管理系統 (CMS) 使用情形的步驟分析

現在是時候開始執行這些任務以描述特定的需求。這些需求應該要針對特定人士如何執行任務進行逐步的說明。

⚠️  提示:用簡單的方式寫下您的方案,不要使用技術或業務術語拖延時間。

這裡的主要問題是詳細程度。

以與功能無關的方式編寫您的需求是件重要的事。那意味著,您不應該包含太多細節以導致該需求在實際操作上指定了某特定功能,也不應該因為需求太過詳細而必須用特定的方式才能完成。

需求不需要寫的太詳細,例如: “點擊” 右側工具欄上的 “儲存” 按鍵。而是簡單地將步驟編寫為“儲存內容”。

計算你的成本

有了您的需求,以及先前確認的功能,您對自己的需求將會有個全面的了解。

現在該看看另一個面向 – 成本有哪些。

當您確定您的預算後,很重要的一件事是不要只專注於產品本身的價格,而是安裝和維護 CMS 的成本。

這是一個很好的切入點去思考您可以為正在支援 CMS 的 IT 員工投入多少資源,無論是開發、或是與您目前正在使用的軟體整合,還是對 CMS 軟體進行定期更新。

思考您願意花多少錢在支援 CMS 的基礎架構,例如網站代管。

建立選擇清單

現在您已經準備好開始搜尋您的選項。如果您有需要某些特別的功能,您可以立即開始使用這些功能進行過濾。

您可能會想要做一張清單,將您的選項一一列出,以讓您可以針對不同選項各自進行比較。每個 CMS 選項都會嘗試以其獨特的賣點推銷給您,這對新創開放非常有利,但可能會使您難以做出決定。

使用您的場景去建立清單。這就是我們把它們寫下來的目的。但是您可以嘗試回答以下一些具體問題:

  • 此 CMS 提供什麼樣的支援?您的掌控權會比較多還是比較少?有指定的支援嗎?有沒有社群可以讓您提問?
  • 誰擁有此 CMS 系統?是您?還是代管廠商?
  • 這些功能是您現在就需要的,而不是以後才需要的?
  • 使用者介面對您的需求是否簡單明瞭?
  • CMS 是否可以下載外掛?

為了協助您做搜尋,提供您一些普遍使用的 CMS 做參考:WordPress、Drupal、Joomla、Concrete5,以及 Alfresco。我們將讓您自行確認是否其中任何一項否符合您的標準。

在研究選項時,請根據您的預算和這些條件來縮小選擇範圍,直到您有兩個到三個選項的候選清單。 然後您就可以進入最後一個步驟。

測試您的選項

在決定您的 CMS 之前,請務必先進行測試。完成在特定的 CMS 中安裝網站,並讓您的團隊嘗試在其中添加內容。確保他們正在嘗試您確認的不同方案。如果您很全面,那將確保您不會忘記測試特定的功能。

請牢記需求,因為在評估執行任務的難易度時,您的團隊將需要在安裝、使用,和維護 CMS 時進行操作。

在測試時,您還需要檢查錯誤和潛在問題。切記要在後段和前端上測試不同的操作系統和螢幕尺寸。

當然,您需要追蹤您找到的內容。

選擇您的內容管理系統 (CMS)

一旦您縮小了選項並對它們進行測試,就可以考慮所有我們在此討論的因素,並致力於最適合您和您的團隊的選項。