Outils collaboratifs pour partager, s’organiser, communiquer : comment les installer chez Gandi ?

6 Avr, 2020  - écrit par  dans Cloud

Ces dernières semaines, le télétravail est devenu la nouvelle norme. Mais ce n’est pas toujours simple à mettre en place. A travers cet article, nous vous proposons une série d’outils à installer sur des solutions Gandi qui vous permettront de travailler efficacement ou de garantir la continuité de l’activité de votre entreprise.

Cet article et les guides proposés ici requièrent des connaissances en informatique, mais avec les bases de l’administration de serveur sous Linux, il vous sera très simple de suivre ces tutoriels.

Stockage et partage de documents : Nextcloud

Initialement Nextcloud est un logiciel de stockage de fichiers dans le Cloud. Il s’agit d’une alternative libre et open source aux solutions bien connues telles que Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez choisir d’installer Nextcloud sur votre serveur autohébergé, sur un serveur hébergé chez un cloud provider, ou même sur une instance Simple Hosting.
Avec Nextcloud vous pouvez notamment :   

  • Stocker des fichiers en ligne et y accéder depuis n’importe où ;   
  • Synchroniser des fichiers entres vos différents appareils (Pc, tablette, téléphone) ;   
  • Partager des documents en gérant finement les droits d’accès.

Issu à l’origine du développement d’Owncloud, Nextcloud est désormais la star des solutions de stockage collaboratives et propose des modules qui permettent d’étendre largement ses fonctionnalités. C’est le premier pas idéal pour débuter rapidement et mettre en place une première suite d’outils pour travailler à distance.
D’autant qu’avec Simple Hosting Nextcloud, Gandi propose depuis peu de vous aider à installer en quelques clics une instance Nextcloud opérationnelle. 
Découvrez Simple Hosting Nextcloud

Nextcloud est aussi facilement installable sur un serveur Cloud Gandi pour ceux souhaitant mettre en place une infrastructure un peu plus avancée en terme de fonctionnalités, ou en nombre d’utilisateurs simultanés par exemple. Chez Gandi, nous avons d’ailleurs déployé en interne, un Nextcloud pour faciliter le partage de documents !

Agendas partagés

Nativement, Nextcloud intègre une extension calendrier où vous pouvez très simplement ajouter vos rendez-vous/réunions, et y inviter votre équipe. Il est également possible de synchroniser cet agenda sur votre smartphone. Il faudra cependant recourir à une application spécifique sur Android.

Travailler sur un même document texte : vive les ‘Pads’ !

S’il y a un outil que l’on découvre en arrivant chez Gandi, il s’agit bien des ‘Pads’. Ici, pas un projet ne commence ni ne finisse par un pad (on me dit dans l’oreillette que « les vrais connaissent avant d’arriver 😉 »).

Etherpad est une application en ligne très simple d’utilisation permettant d’écrire et de collaborer à plusieurs et en direct sur un texte. À l’heure où j’écris ces lignes, c’est d’ailleurs un pad que j’utilise pour cette première version avant de la soumettre pour relecture à mes collègues. Là encore, Etherpad est un projet open-source dont vous pouvez récupérer le code source pour l’utiliser ou le modifier.

Pour vous aider à disposer de votre propre Etherpad, nous avons rédigé un guide dans notre documentation vous expliquant comment l’installer sur un Serveur Cloud Gandi.
Retrouvez le guide ici : Guide Etherpad

Chat et visio, gardez le contact avec vos collègues

Mattermost ou le Slack libre

Qui ne connaît pas Slack aujourd’hui ? Si vous souhaitez héberger vous même votre service de chat en ligne, Mattermost est l’une des solutions les plus répandues aujourd’hui, l’interface et les fonctionnalités étant relativement comparables à Slack. Mattermost s’installe aisément sur un serveur Gandi Cloud, et nous vous avons préparé un guide dédié !

Guide Mattermost

Nextcloud Talk

Nextcloud là encore propose une solution (Talk) qui vous permet de chatter en direct, et même de créer des visioconférences, si votre instance/serveur est suffisamment puissante. Ce module est encore en développement et ne remplace peut être pas aujourd’hui une vraie solution dédiée au chat ou à la visio.

Pour la visio, Jitsi

Jitsi permet d’organiser des visioconférences accessibles simplement depuis le navigateur web ou applications mobiles (Android, iOS), et ce sans authentification. C’est à dire qu’il n’est pas nécessaire pour les participants, de s’inscrire sur un site pour pouvoir rejoindre la réunion. Le partage de l’adresse web suffit.

Là aussi il s’agit d’un projet open-source (et libre). Vous pouvez ainsi installer Jitsi sur votre propre serveur et ainsi disposer de votre solution visio. 

Dans ce cas la flexibilité des serveurs Cloud Gandi est un vrai bénéfice. En effet, la visioconférence peut rapidement nécessiter des ressources conséquentes au niveau des serveurs. Sur un serveur Cloud Gandi il est possible de booster son CPU/RAM juste le temps de la réunion, durant la journée et de réajuster la taille celle-ci pour éviter une consommation trop importante.
L’installation de Jitsi sur un serveur est assez simple et de nombreux guides existent, comme ce tuto vidéo (en anglais) ou celui de l’association Framasoft (en français).

Mumble : audio uniquement, léger et pratique !

Un peu moins connu, mais éprouvé depuis longtemps, Mumble permet de créer des espaces de discussion audio. Le fait d’être uniquement audio le rend beaucoup moins exigeant en ressources tant coté serveur, que côté utilisateur. Ainsi vous pouvez rester connecté en permanence et être disponible directement.
Là aussi, avec des bases en administration Linux, il est installable en quelques minutes sur un serveur, comme détaillé dans notre guide Mumble.

Mumble est utilisé depuis longtemps chez Gandi pour assurer une réactivité optimale en terme de communication lors d’incidents, mais permet aussi d’améliorer la cohésion et les échanges au quotidien pour des équipes réparties sur différents sites et/ou en télétravail.

Conclusion

En suivant ces quelques tutoriels vous pouvez ainsi mettre en place une base d’outils installés, sur un serveur Gandi Cloud ou des instances Simple Hosting, qui vous permettront de travailler efficacement même à distance. 

Cette liste n’est pas exhaustive, et d’autres guides complets existent, comme par exemple celui de nos amis de Framasoft, qui propose à la fois des outils et des méthodes pour apprendre à travailler à distance.

Et enfin, toutes les solutions présentées ici sont libres, c’est à dire librement utilisables et modifiables. C’est pourquoi, nous vous proposons au travers de cet article, de les utiliser. Et bien entendu, si vous disposez des connaissances pour, nous vous invitons également à y contribuer pour continuer à les faire évoluer !