ファイル共有や管理、コミュニケーションなどに使える共同作業ツールと使用方法について

04.13.2020  - 投稿者  カテゴリー: Simple Hosting

現在の公衆衛生上の状態から自宅から仕事をするテレワークを導入する企業が増えています。この投稿ではGandiが実践している方法を紹介します。

また、テレワーク、リモートワークを行うにあたってGandiが提供しているサーバーインスタンスやドメイン名を利用して使用できるツールを紹介しています。

Linuxサーバーについての知識があれば導入は簡単です。

文書の保存と共有

まず最初に、Nextcloudはクラウドでのファイル共有を行うことができ、無料使えるオープンソースのソフトウェアです。一般的に知られているGoogle DriveやDropboxに代わるツールであり、自分が使用しているレンタルサーバーやクラウドサーバー、Gandiのシンプルホスティングインスタンス上に自分でインストールして使用することができます。

Nextcloudを使用することで以下を行うことが可能です。

  • ファイルをオンラインで保存してどこからでもアクセス
  • PC、タブレット、スマホなど異なる端末でファイルを同期
  • ファイルアクセスについての権限を管理

NextcloudはOwncloudの開発に端を発しており、今では人気の共同作業、オンラインストレージツールになっています。Nextcloudには多くのアドオンが存在しており、必要に応じて機能を拡張することが可能です。

テレワークを始めるに当たって最初に行うべきことは、Nextcloudをセットアップして初期設定を行うということです。

Gandiのシンプルホスティング上でワンクリックでNextcloudを使用できるようになりましたのでぜひお試しください。

Nextcloudをシンプルホスティングで使用

また、多くの機能を使いたい方や複数人でNextcoudを使いたい方はGandiのクラウドサーバーにもNextcloudをインストールすることができます。Gandiの社内では内部で文書を共有する際のツールとしてNextcloudを使用しています。

共有カレンダー

Nextcloudには初期セットアップ時にカレンダーアプリが含まれています。このカレンダーアプリでは打ち合わせやイベントなどにチームメンバーを招待することが可能です。スマホやPCなどでカレンダーの内容を同期させることも可能です。

“Pad”を使用して文書を共同編集

Gandiで仕事を始めると最初に使うことになるツールは “Pad” になるでしょう。プロジェクトを開始する時には必ずこの “Pad” というツールを使用します。

Etherpad は文書をオンラインで共同編集することができるアプリケーションで、非常に簡単に使うことが可能です。この投稿の下書きはPadを使用して書かれていて、同僚の確認のためにこのPadのURLを送信することになります。

Etherpadもオープンソースプロジェクトの一つで、ソースコードを自分に合うように書き直すことも可能です。

Etherpad はGandiのクラウドサーバーにインストールして使うことが可能です。

GandiのドキュメンテーションでEtherpadの使用開始方法について確認することができます。

テキストチャット、ビデオコール

Nextcloud talk

クラウドサーバーやインスタンスで十分その機能が使えるようにリソースが揃っている必要がありますが、Nextcloudはライブチャットができ、ビデオ会議を行うことができるオプションも提供されています。

このアドオンは現在開発中でまだ既存のツールを置き換えるほどではないかもしれません。

Mattermost

MattermostはSlackの無料版のようなツールです。Slackのようなオンラインチャットツールを自分のサーバーでホストしたい場合は、Mattermostが良い代替サービスになるでしょう。

インターフェイスはSlackに似ていて、Gandiのクラウドサーバーでも使用することが可能です。

Jitsi – ビデオ会議向けアプリ

Jitsiもオープンソースプロジェクトの一つで、使用すると、ウェブブラウザやiOS、Android端末で簡単にビデオ会議を行うことが可能です。

ビデオ会議を行うとサーバーのリソースをかなり使うことになるので、Gandiクラウドサーバーの柔軟性をうまく活かすことができます。

GandiクラウドサーバーではCPU/RAMをビデオ会議時にのみ拡張したり、不必要な消費を避けるためにサイズを調節することが可能です。

Mumble – 音声のみで軽く使いやすいコールアプリ

あまり知っている人は少ないですが、Mumbleは昔から使われている音声通話ソフトです。音声のみでの通信をすることによってサーバー間の負荷を格段に抑えることができます。

Linuxの知識があればサーバー上に数分でインストールすることが可能です。Gandiでは問題発生時や世界中に散らばっているGandiスタッフの間でこのMumbleが使われていました。

結論

ここに書かれたツールはGandiのクラウドサーバーやシンプルホスティングのインスタンスにインストールし効率的にリモートワークをすることができるようになります。

Gandiの友人であるFramasoftが作成したリモートワークツールにも様々なツールが紹介されています。

(https://framasoft.frama.io/teletravail/ フランス語で書かれています)

ここで紹介されたツールは全てオープンソースなので無料で使うことができ、カスタマイズすることが可能なので皆さんにおすすめをしました。プログラミング関係のスキルをお持ちの方はここにあるプロジェクトに参加してツール改善に貢献することも可能です。