Comment rechercher et comparer les options d’un CMS ?
Déterminer des scénarios d’utilisation
Un scénario d’utilisation est un récit qui décrit comment un utilisateur doit accomplir une mission précise.
Après avoir déterminé les caractéristiques indispensables à votre CMS, vous avez pu en déduire deux informations essentielles :
- les acteurs qui interviendront à sa réalisation et à son utilisation,
- les fonctionnalités dont vous avez besoin.
L’étape qui suit consiste à élaborer des scénarios d’utilisation pour mettre en œuvre ces deux informations.
Faire une liste de tâches
La première étape de cette réflexion globale était d’identifier :
- Qui installera votre CMS,
- Qui l’utilisera,
- Qui a besoin des informations qu’il contient,
- Qui en assurera la maintenance.
Prenez la liste des personnes qui seront impliquées dans l’installation, l’utilisation et la maintenance de votre CMS et dressez pour chacune d’elles une liste des tâches qu’elles devront effectuer en lien avec le CMS.
Ces tâches ne sont pas forcément quotidiennes, mais elles reprennent les actions principales qui devront être mises en place pour assurer le bon fonctionnement du CMS.
Ainsi, si votre service informatique est en charge de l’installation de votre CMS, les tâches confiées peuvent inclure l’achat d’un hébergement, la création de noms d’utilisateur et de mots de passe, la communication de ces derniers aux utilisateurs, etc. Si votre service marketing utilise le CMS, ses tâches peuvent être la rédaction de contenu, mais pensez aussi à des tâches comme le formatage du contenu, l’ajout d’éléments de conception comme des images, etc.
La définition des tâches selon le profil de chacun sera forcément plus aisée si vous changez de CMS plutôt que si vous partez de zéro, puisque vous aurez déjà un point de comparaison. Toutefois, c’est également l’occasion d’optimiser cette répartition des tâches afin de fluidifier l’utilisation de votre CMS et de ne pas reproduire les erreurs qui vous ont poussé à rechercher un nouveau CMS.
Rédiger un récit étape par étape de votre utilisation du CMS
Il est maintenant temps de faire le lien entre ces tâches pour décrire des scénarios spécifiques. Pour cela, il convient de détailler étape par étape les différentes actions pour mener à bien une tâche.
/!\ Conseil : écrivez vos scénarios dans un langage simple et commun, ne compliquez pas la compréhension avec un jargon technique ou commercial.
L’élément clé repose sur le degré de précision à apporter pour chaque action. Ne vous perdez pas dans des détails liés à l’utilisation spécifique d’un acteur. A titre d’exemple, plutôt que de renseigner des étapes dans votre scénario qui ressemblent à « Cliquez sur le bouton « Enregistrer » de la barre d’outils de droite », écrivez simplement « Enregistrer le contenu ».
Calculer vos coûts
Avec vos scénarios en main, ainsi que vos utilisateurs et les fonctionnalités préalablement identifiés, vous aurez déjà une idée assez fine de vos besoins.
Il est temps de se pencher de l’autre côté de l’équation, à savoir les coûts.
Lorsque vous établissez votre budget, il est important de ne pas se concentrer exclusivement sur le prix du produit lui-même, mais de prendre en considération les coûts liés à l’installation et à la maintenance du CMS.
Cette réflexion vous permettra d’évaluer la quantité de ressources nécessaires à votre personnel informatique pour assurer le soutien continu du CMS, que ce soit en termes de développement, d’intégration aux solutions logicielles existantes ou simplement des mises à jour de routine du logiciel du CMS lui-même.
Pensez à ce que vous pourriez dépenser pour l’infrastructure qui supportera votre CMS, comme l’hébergement de votre site web.
Construire une liste restreinte d’options
Vous êtes maintenant prêt à parcourir les différentes options qui s’offrent à vous. Si vous avez besoin de certaines caractéristiques spécifiques, vous pouvez commencer par filtrer vos options en fonction de celles-ci.
Le plus simple serait de pouvoir comparer chaque CMS sur des critères bien spécifiques. Toutefois ce n’est pas toujours aussi simple, chaque CMS mettant en avant le développement de nouvelles innovations.
C’est à ce stade que les scénarios prennent tout leur intérêt, n’hésitez pas à les utiliser. Mais voici quelques questions spécifiques complémentaires qui pourraient orienter votre choix :
- Quel type de support est fourni avec ce CMS ?
- Êtes-vous plus ou moins autonome ?
- Y a-t-il un support spécifique ?
- Y a-t-il une communauté à laquelle vous pouvez poser des questions ?
- Vers qui le CMS est-il orienté ?
- Les fonctionnalités sont-elles réellement utiles pour les besoins que vous avez maintenant ?
- L’interface utilisateur est-elle intuitive pour vos scénarios ?
- Le CMS est-il évolutif ?
Pour vous aider dans vos recherches, certains des CMS les plus couramment utilisés sont WordPress, Drupal, Joomla, Concrete CMS et Alfresco. Nous vous laissons le soin de déterminer si l’un d’entre eux répond à vos critères.
Au fur et à mesure de vos recherches, réduisez vos options en fonction de votre budget et de ces critères jusqu’à obtenir une liste restreinte de deux ou trois options. Vous pouvez alors passer à la dernière étape.
Testez vos options
Avant de s’engager dans le choix d’un CMS, il est important de procéder à un essai au préalable. Dupliquez une partie de votre site web dans ce CMS et demandez à vos utilisateurs d’essayer de s’en approprier l’utilisation. Assurez-vous qu’ils essaient les différents scénarios identifiés, tant dans une approche globale que sur des cas d’utilisation spécifiques.
Gardez les scénarios à l’esprit lorsque vous évaluez la simplicité ou la complexité des tâches que vous et votre équipe devrez effectuer lors de l’installation, de l’utilisation et de la maintenance de votre CMS.
Lors de vos tests, vous devrez également vérifier l’absence de bugs et de problèmes potentiels. Et n’oubliez pas de faire des tests sur différents systèmes d’exploitation et tailles d’écran, tant en front end qu’en back end.
Et bien sûr, gardez bien précieusement une trace de vos observations.
Choisissez votre CMS
Après avoir réduit vos options et effectué plusieurs tests, il ne vous reste plus qu’à revoir les éléments essentiels mentionnés ci-dessus et de vous engager auprès de la meilleure solution pour vous et votre équipe.
